Garantire un finanziamento per i requisiti non finanziati (UFR) può fornire un supporto finanziario essenziale alle organizzazioni governative per affrontare le loro necessità e priorità non finanziate. Questa guida illustra i passaggi e le strategie per ottenere efficacemente i finanziamenti UFR, assicurando che la tua organizzazione possa sfruttare le nuove opportunità di crescita e di avanzamento tecnologico.

“Ogni anno, assicurarsi un finanziamento UFR è stato fondamentale per portare avanti i nostri obiettivi programmatici ed espandere la portata del nostro programma. Grazie a un ulteriore finanziamento UFR siamo stati in grado di istituire progetti pilota critici, implementare risorse all’avanguardia e fornire informazioni immediate e attuabili ai nostri professionisti HP e ai membri del servizio che abbiamo assistito”.

Jamie Fox, Direttore della Strategia Tattica, ex Responsabile del Programma Prestazioni Umane

Fase 1: Verificare la disponibilità di fondi UFR

Inizia a consultare i dipartimenti di logistica e finanza del tuo comando per determinare se sono disponibili fondi UFR. Questi dipartimenti dispongono di informazioni sulle opportunità di finanziamento in corso e possono guidarti nel processo.

1.1 Identificare i contatti

• Dipartimento Logistica: Responsabile della gestione della catena di approvvigionamento e del supporto logistico.
• Dipartimento finanziario: Gestisce la pianificazione finanziaria e il budget.

Passo 2: ottenere una stima dei costi

Contatta il fornitore per ottenere un preventivo dettagliato del prodotto o del servizio di cui hai bisogno. Questa stima supporterà la tua richiesta di UFR e fornirà una base per giustificare il finanziamento.

2.1 Interazione con i fornitori

• Richiesta di preventivo: Assicurati che il fornitore fornisca un preventivo completo che includa tutti i costi associati al requisito.
• Documentazione: Ottieni e salva tutta la documentazione relativa al preventivo di spesa per riferimenti futuri.

Fase 3: Sviluppare una strategia di approvvigionamento

Sviluppa una chiara strategia di approvvigionamento che delinei le modalità di acquisizione dei beni o dei servizi necessari. Prendi in considerazione l’utilizzo di veicoli di contrattazione consolidati.

3.1 Veicoli di contrattazione consolidati

• NASA SEWP: un contratto di acquisizione a livello governativo per prodotti e servizi IT. Teamworks è partner di AlphaSix Sito web NASA SEWP
• GPC: carta d’acquisto governativa, in genere utilizzata per acquisti più piccoli e meno complessi che non richiedono un UFR. Spesso viene utilizzato come un modo semplice per avviare un pilota.
• Contratto Teamworks: modifica o esecuzione di un finanziamento su un contratto esistente (solo per i clienti attuali).

Passo 4: Generare una richiesta ufficiale di UFR

Crea una richiesta ufficiale di UFR utilizzando una giustificazione adatta alle tue esigenze specifiche. In genere si inizia con una diapositiva quadrupla o una breve descrizione accompagnata dal preventivo del venditore.

4.1 Creare la giustificazione

• Narrazione: Illustra chiaramente la necessità del finanziamento, i benefici attesi e il modo in cui si allinea alle priorità della tua organizzazione.
• Esempio di giustificazione: Utilizza i modelli forniti o contatta il tuo team di assistenza per ricevere assistenza nell’adattare la narrazione alle tue esigenze specifiche.

Fase 5: Invio della richiesta di UFR

Invia la richiesta di UFR attraverso la tua catena di comando al punto di contatto per i finanziamenti (POC) appropriato, in genere situato nell’ufficio del comptroller.

5.1 Processo di presentazione

• Catena di comando: Assicurati che la richiesta venga esaminata e approvata ad ogni livello prima di arrivare all’ufficio del comptroller.
• Documentazione: Includi tutti i documenti necessari, come la diapositiva del quadrilatero, il preventivo del fornitore e la motivazione.

Fase 6: Follow up

Dopo l’invio della richiesta, contatta regolarmente il POC per verificare lo stato di avanzamento della richiesta e per rispondere a eventuali domande o dubbi.

6.1 Controlli regolari

• Comunicazione: Mantenere un contatto regolare con il POC e fornire ulteriori informazioni o chiarimenti se necessario.
• Aggiornamenti sullo stato di avanzamento: Richiedi aggiornamenti sullo stato di avanzamento della tua richiesta e sui tempi previsti per l’approvazione.

Passo 7: Agisci rapidamente dopo l’approvazione

Se il tuo UFR viene approvato, agisci rapidamente per finalizzare l’acquisto. In genere, avrai una breve finestra (di solito entro una settimana) per eseguire il finanziamento.

7.1 Fasi finali

• Documentazione: Assicurati che tutta la documentazione richiesta sia salvata e pronta per essere inviata al tuo Responsabile del Contratto (KO).
• Coordinamento: Lavoriamo a stretto contatto con il tuo KO per finalizzare il processo di approvvigionamento ed eseguire il finanziamento.

Per semplificare il processo di richiesta, contatta un rappresentante commerciale di Teamworks Tactical che potrà fornirti modelli di richiesta precostituiti e indicazioni personalizzate per iniziare.