La Conferencia Atlética del Gran Medio Oeste (G-MAC, por sus siglas en inglés) es pionera en una asociación a nivel de conferencia con ARMS, el proveedor líder de software de cumplimiento deportivo de Teamworks, sentando un precedente para las conferencias DII y DIII en todo el panorama de la NCAA. A la cabeza de este esfuerzo está Leslie Schuemann, Comisaria Adjunta del G-MAC, cuyo liderazgo visionario está allanando el camino para una asociación innovadora con ARMS.

Para el G-MAC, esta asociación consiste en proporcionar a sus miembros los mejores recursos para realizar su trabajo. El trabajo de las conferencias es velar por los intereses de sus miembros, ofrecerles las mejores soluciones del mercado y hacerles la vida un poco más fácil, y eso es precisamente lo que ha hecho ARMS con el G-MAC. Teamworks se enorgullece de asociarse en este acuerdo de toda la conferencia pionero en el espacio DII y de apoyar al personal y a los estudiantes-atletas miembros de la G-MAC con la mejor tecnología para hacer su trabajo.

‍Alineación estratégica:

En 2023, durante las sesiones de planificación estratégica del G-MAC, Schuemann soñaba con mejorar el cumplimiento y la eficacia operativa en todas las escuelas del G-MAC. “Es parte integral de nuestro plan estratégico explorar un acuerdo de software de cumplimiento para toda la conferencia”, confirma Schuemann, destacando el compromiso de la G-MAC con la innovación dentro del atletismo universitario.

‍Quédiferencia a ARMS

Durante el proceso de selección, las escuelas del G-MAC eligieron por unanimidad ARMS como su herramienta de cumplimiento preferida. “Lo que hizo que ARMS convenciera a nuestro Comité de Cumplimiento fue su enfoque centrado en la División II. Muchas veces, los programas de cumplimiento se diseñan para la División I y luego no se adaptan del todo a la División II, pero ese no fue el caso de ARMS”. explica Schuemann. Esta alineación con las necesidades exclusivas de las instituciones de la División II caló hondo entre las partes interesadas de la G-MAC, lo que hizo que ARMS destacara en el proceso de selección.

‍Ayuda personalizada

Junto con el enfoque centrado en el DII del programa informático, estaba el apoyo que había detrás de la herramienta. Cada escuela del G-MAC tiene necesidades, retos y procesos únicos, por lo que era fundamental que este acuerdo siguiera atendiendo a cada escuela de forma personalizada.

“Nuestro equipo estaba encantado con la atención personalizada de ARMS. Apreciaron la facilidad para pedir ayuda y recibir apoyo a medida. El enfoque integrado de ARMS comprendió y abordó los retos, deseos y requisitos únicos de cada escuela, fomentando la asistencia individualizada dentro de nuestra asociación.” Leslie Schuemann, Comisaria Adjunta del G-MAC

Incorporación de 12 escuelas a ARMS

A lo largo de seis meses, el G-MAC inició la implantación del ARMS en toda la conferencia, con Schuemann a la cabeza para garantizar que se escuchara la voz de cada escuela. El plan de Schuemann para la incorporación de los centros implicaba un compromiso y una consulta exhaustivos, desde encuestas hasta llamadas mensuales con ARMS y las principales partes interesadas.

• Enviando encuestas a cada escuela para que las rellenen y escuchen sus retos y necesidades
• Establecer conversaciones con ARMS, ella misma, la oficina de cumplimiento, la oficina de registro, ayuda financiera, admisiones, etc.
• Conseguir un acuerdo firmado de que han entendido las condiciones y los costes
• Establecer llamadas mensuales con todas las escuelas para discutir las actualizaciones y las mejores formas de utilizar el software.
• Trabajar codo con codo con ARMS para definir el presupuesto, las necesidades y el calendario

‍Limitaciones presupuestarias

El acceso al ARMS habría sido económicamente inalcanzable sin la asociación de toda la conferencia para algunas escuelas del G-MAC. “Sin este acuerdo, nunca habríamos conseguido que todas nuestras escuelas utilizaran ARMS; era demasiado caro”, reconoce Schuemann. El poder de los números permitió a la conferencia encontrar un precio que funcionara, dando a todas las escuelas acceso a software de primer nivel a un precio asequible.

Esta asociación de toda la conferencia con la G-MAC brindó a las escuelas la oportunidad de “acceder a algunos de los mejores programas informáticos que existen, pero a un precio que pueden permitirse y que pueden aceptar durante la vigencia de nuestro acuerdo”.

“La Great Midwest está encantada de asociarse con Teamworks para llevar ARMS a nuestros miembros como una herramienta asequible para agilizar las operaciones del departamento de atletismo. El resultado de este trabajo del Comisario Adjunto Schuemann y de las personas de Teamworks beneficiará a nuestros flujos de trabajo institucionales y apoyará enormemente los esfuerzos de cumplimiento de nuestros miembros. Esperamos con impaciencia la implementación esta primavera y ver los beneficios inmediatos de este gran producto.” Tom Daeger – Comisario

¿Qué dicen las escuelas del G-MAC?

Tras entrevistar a cuatro escuelas diferentes de la G-MAC, está claro que el entusiasmo que hay detrás de esta asociación es inquebrantable.

“En Northwood, ARMS unirá nuestra colaboración entre departamentos como nunca antes. Con todo en un mismo lugar, desde los correos electrónicos a los documentos, hemos pasado de las notas manuscritas a la colaboración electrónica. Es un gran paso hacia una comunicación unificada y eficaz”. – Chelsea Hunter, Subdirectora Atlética de Cumplimiento de la Universidad Northwood

“ARMS se erige como el software de cumplimiento preeminente en la actualidad. Con el software Teamworks, se convierte en una plataforma integral capaz de gestionar casi todas las facetas de un departamento deportivo de la División II.” Chris Cross, VP Director Atlético de la Universidad de Cedarville

“Nos ha permitido no tener que contratar más personal. Es como tener otras dos o tres personas en tu departamento que trabajan en el cumplimiento”. Terry Connor, Vicepresidente y Director Atlético de la Universidad Thomas Moore

“Con ARMS, podemos estandarizar los flujos de trabajo, unificar nuestros esfuerzos en todos nuestros miembros y hablar un lenguaje común para allanar el camino hacia el crecimiento en la Great Midwest Athletic Conference, y eso es realmente emocionante para nosotros” – Josh Calver, Subdirector de Atletismo del Hillsdale College