Die Sicherstellung von Finanzmitteln für ungedeckten Bedarf (UFR) kann eine wichtige finanzielle Unterstützung für Regierungsorganisationen sein, um ihre ungedeckten Bedürfnisse und Prioritäten zu erfüllen. Dieser Leitfaden beschreibt die Schritte und Strategien zur effektiven Sicherung der UFR-Finanzierung und stellt sicher, dass Ihre Organisation neue Möglichkeiten für Wachstum und technologischen Fortschritt nutzen kann.

“Jedes Jahr war die Sicherung der UFR-Finanzierung entscheidend, um unsere programmatischen Ziele voranzubringen und die Reichweite unseres Programms zu vergrößern. Mit den zusätzlichen UFR-Mitteln konnten wir wichtige Pilotprojekte einrichten, innovative Ressourcen implementieren und unseren HP-Fachleuten und den von uns betreuten Service-Mitgliedern unmittelbare und umsetzbare Informationen liefern.”

Jamie Fox, Direktor für taktische Strategie, ehemaliger Programmmanager für menschliche Leistung

Schritt 1: Prüfen Sie, ob UFR-Mittel verfügbar sind

Wenden Sie sich zunächst an die Logistik- und Finanzabteilungen Ihres Kommandos, um festzustellen, ob UFR-Mittel verfügbar sind. Diese Abteilungen verfügen über Informationen zu aktuellen Finanzierungsmöglichkeiten und können Sie durch den Prozess leiten.

1.1 Identifizieren Sie Kontakte

• Abteilung Logistik: Verantwortlich für das Lieferkettenmanagement und die logistische Unterstützung.
• Finanzabteilung: Verwaltet die Finanzplanung und Budgetierung.

Schritt 2: Einholung eines Kostenvoranschlags

Wenden Sie sich an den Anbieter, um einen detaillierten Kostenvoranschlag für das Produkt oder die Dienstleistung zu erhalten, die Sie benötigen. Diese Schätzung wird Ihren UFR-Antrag unterstützen und eine Grundlage für die Rechtfertigung der Finanzierung bieten.

2.1 Interaktion mit dem Anbieter

• Angebot anfordern: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter ein umfassendes Angebot erstellt, das alle mit der Anforderung verbundenen Kosten enthält.
• Dokumentation: Besorgen Sie sich alle Unterlagen zum Kostenvoranschlag und bewahren Sie sie zur späteren Einsichtnahme auf.

Schritt 3: Entwickeln Sie eine Beschaffungsstrategie

Entwickeln Sie eine klare Beschaffungsstrategie, aus der hervorgeht, wie Sie die benötigten Waren oder Dienstleistungen erwerben werden. Ziehen Sie die Nutzung etablierter Vertragsunternehmen in Betracht.

3.1 Etablierte Contracting-Vehikel

• NASA SEWP: Ein regierungsweiter Beschaffungsvertrag für IT-Produkte und -Dienstleistungen. Teamworks ist Partner von AlphaSix NASA SEWP Website
• GPC: Government Purchase Card, wird normalerweise für kleinere, weniger komplexe Beschaffungen verwendet, die keinen UFR erfordern. Wird oft als einfache Möglichkeit verwendet, einen Piloten zu starten.
• Teamworks-Vertrag: Ändern oder finanzieren Sie einen bestehenden Vertrag (nur für Bestandskunden).

Schritt 4: Erstellen Sie einen offiziellen UFR-Antrag

Erstellen Sie einen offiziellen UFR-Antrag mit einer auf Ihre spezielle Anforderung zugeschnittenen Begründung. Dies beginnt in der Regel mit einer Vierfachfolie oder einer kurzen Beschreibung und dem Kostenvoranschlag des Anbieters.

4.1 Ausarbeitung der Rechtfertigung

• Narrative: Erläutern Sie klar und deutlich die Notwendigkeit der Finanzierung, den erwarteten Nutzen und die Übereinstimmung mit den Prioritäten Ihrer Organisation.
• Beispiel-Begründung: Verwenden Sie die mitgelieferten Vorlagen oder wenden Sie sich an Ihr Support-Team, wenn Sie Hilfe bei der Anpassung des Textes an Ihre speziellen Anforderungen benötigen.

Schritt 5: Einreichen des UFR-Antrags

Reichen Sie Ihren UFR-Antrag über Ihre Befehlskette bei der zuständigen Kontaktstelle für Finanzierungsfragen (POC) ein, die sich in der Regel im Büro des Rechnungsprüfers befindet.

5.1 Einreichungsprozess

• Befehlskette: Stellen Sie sicher, dass der Antrag auf jeder Ebene geprüft und genehmigt wird, bevor er das Büro des Rechnungsprüfers erreicht.
• Dokumentation: Legen Sie alle notwendigen Dokumente bei, wie z.B. die Vierfachfolie, den Kostenvoranschlag des Lieferanten und die Begründung.

Schritt 6: Nachfassen

Setzen Sie sich nach der Einreichung regelmäßig mit dem für die Finanzierung zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung, um den Status Ihres Antrags zu verfolgen und etwaige Fragen oder Bedenken zu klären.

6.1 Regelmäßige Kontrollbesuche

• Kommunikation: Bleiben Sie in regelmäßigem Kontakt mit dem POC und liefern Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen oder Klarstellungen.
• Status-Updates: Fordern Sie aktuelle Informationen über den Fortschritt Ihres Antrags und den voraussichtlichen Zeitrahmen für die Genehmigung an.

Schritt 7: Schnelles Handeln nach der Genehmigung

Wenn Ihre UFR genehmigt wird, handeln Sie schnell, um die Beschaffung abzuschließen. In der Regel haben Sie ein kurzes Zeitfenster (meist innerhalb einer Woche), um die Finanzierung durchzuführen.

7.1 Letzte Schritte

• Dokumentation: Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Unterlagen gespeichert und zur Vorlage bei Ihrem Auftraggeber (KO) bereit sind.
• Koordinierung: Arbeiten Sie eng mit Ihrem KO zusammen, um den Beschaffungsprozess abzuschließen und die Finanzierung durchzuführen.

Um den Antragsprozess zu vereinfachen, wenden Sie sich an einen Teamworks Tactical Sales Representative, der Ihnen vorgefertigte Antragsvorlagen und persönliche Anleitungen zur Verfügung stellen kann, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.